Buzn Un producto de Klous Agendar una conversación
Consultoría de Gestión Omnicanal · Orquestación comercial

Antes de centralizar su WhatsApp, decida cómo se atiende.

Su empresa ya vende por WhatsApp, Instagram y teléfono. Lo que falta no es otro canal: falta decidir quién recibe cada consulta, qué pasa si nadie responde, qué ve cada vendedor y cómo se mide. En 3 a 4 semanas diseñamos ese modelo con su equipo, listo para implementar en Buzn.

Agendar una conversación Ver el alcance
3 a 4 semanas Pago único · US$ 1.200 Entregables de su empresa Buzn · un producto de Klous
01 · El problema no es WhatsApp

El problema es la falta de orquestación comercial

En la mayoría de las empresas el equipo comercial opera de forma descentralizada: cada vendedor atiende desde su propio WhatsApp, su propio Instagram y su propio teléfono. Funciona mientras la empresa es chica y las personas no cambian. Cuando crece, la empresa deja de ser dueña de la conversación.

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No hay una vista única del cliente

El mismo cliente puede estar hablando con dos vendedores a la vez, y ninguno lo sabe.

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Las conversaciones no se comparten

Lo que se habló vive en el teléfono de quien atendió. Nadie más lo puede retomar.

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No hay historial consolidado

Si el cliente vuelve a escribir seis meses después, se empieza de cero.

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No hay trazabilidad ni control

Cuánto se tarda, cuántas consultas entran y cuántas se cierran es, hoy, intuición.

Lo que eso le cuesta a la empresa

Deslice para ver la tabla →

SíntomaLo que cuesta
Ventas perdidas por falta de seguimientoConsultas que nadie retoma y que el competidor sí responde
Clientes duplicadosDos vendedores sobre el mismo cliente, con ofertas contradictorias
Mensajes sin responderVentas que se pierden en silencio y no figuran en ningún reporte
Dependencia total de las personasSi se va un vendedor, se va su agenda
Imposibilidad de escalar sin perder calidadSumar gente agrega teléfonos, no capacidad

Si se conecta un sistema sin definir antes las reglas, el mejor sistema solo replica el desorden, ahora en una sola pantalla.

02 · Diagnóstico rápido

Si se reconoce en dos de estas, la consultoría le sirve

No hace falta tener todas. Con dos, el ruteo que va a cargar en cualquier plataforma ya necesita una definición previa.

  • Tiene un número por vendedor, por marca o por sucursal.
  • No sabe cuántas consultas quedaron sin respuesta el mes pasado.
  • Ya pasó que un vendedor se fue y se llevó contactos y conversaciones.
  • Los leads llegan por web, campañas y redes, sin regla clara de a quién le toca cada uno.
  • Quiere implementar Buzn, pero no tiene claro cómo debería quedar el ruteo.
  • Las reglas de atención viven en la cabeza de dos o tres personas.
03 · Objetivo

Centralizar y orquestar toda la operación desde un número único oficial

La consultoría termina cuando su empresa tiene un modelo de atención y venta que cumple cinco condiciones.

01 · Propiedad

La empresa es dueña del canal

El número, la cartera y el historial pertenecen a la empresa, no al teléfono de nadie.

02 · Reglas

Los comerciales operan bajo reglas comunes

La atención deja de depender del criterio de cada uno.

03 · Trazabilidad

Cada conversación queda registrada

Qué se habló, qué se prometió y cuándo, sin pedirle el teléfono a nadie.

04 · Experiencia

El cliente encuentra siempre a la misma empresa

Escriba por donde escriba, con el mismo historial y la misma persona.

05 · Escala

El crecimiento no depende de teléfonos personales

Sumar vendedores, marcas o sucursales no multiplica el caos.

Resultado

Un modelo listo para configurar

Todo lo definido se traduce en colas, rutas y reglas que se cargan directo en Buzn.

04 · Cómo se relaciona con Buzn

La consultoría define el qué. Buzn ejecuta el cómo.

Buzn es un producto de Klous: un SiaS —Software in a Service—, con un Core estable sobre el que se construyen capas a medida de cada operación. Esa adaptación necesita una definición previa de cómo trabaja su empresa. La consultoría es exactamente esa definición, entregada en un formato que se carga directo en la plataforma.

Deslice para ver la tabla →

Lo que define la consultoríaDónde se aplica en Buzn
Número oficial y puertas de entrada de leadsCapa 1 · Alta y verificación del número con Meta, canales conectados al Core
Distribución de conversacionesCapa 1 · Colas de atención por equipo y rutas personalizadas
Qué ve cada comercialCapa 1 · Permisos, paneles y cartera protegida por vendedor
Qué pasa si un comercial no respondeCapa 1 · Caída a la cola general sin cambiar la titularidad del cliente
Qué pasa cuando un cliente vuelve a escribirCapa 1 · Reconocimiento del cliente y ruteo a su vendedor de siempre
Puntos donde conviene automatizarCapa 2 · IA de primera línea o copiloto del vendedor
Datos que la conversación necesita consultar o registrarCapa 3 · Integración con ERP, CRM, stock o facturación
SLA, prioridades y escalamientoReglas de atención configuradas en la plataforma
Métricas asociadas a cada flujoTiempos y volumen medidos por vendedor y por cola

El servicio es previo e independiente de la implementación tecnológica: puede contratarse solo y lo que se entrega es suyo. Está diseñado para que, si avanza con Buzn, la puesta en marcha arranque con el ruteo ya resuelto.

05 · Alcance

Cinco etapas, de la operación actual al modelo listo

Cada etapa responde preguntas concretas y termina en un entregable. Cada entregable tiene un destino dentro de Buzn.

01Relevamiento del caos actual
02Modelo de orquestación
03Flujos comerciales
04Reglas comerciales
05Gestión del cambioOpcional
→ BuznImplementación sobre un ruteo ya definido
1RELEVA

Relevamiento del caos actual

Antes de proponer nada, entendemos cómo se atiende hoy. Trabajamos con la dirección comercial y con el equipo de ventas para mapear la operación tal como es, no como figura en el organigrama.

EntregableDiagnóstico y mapa de la operación comercial actual, con los riesgos detectados y priorizados.
  • Canales que usa hoy cada comercial
  • Tipos de conversaciones: nuevas, seguimiento, reclamos, postventa
  • Solapamientos y fricciones entre personas y áreas
  • Puntos de pérdida de leads y oportunidades
  • Riesgos operativos y dependencias de personas clave
Por qué importaEs la línea de base. Sin saber dónde se pierde hoy, no hay forma de medir después lo que se recupera.
2MODELO

Diseño del modelo de orquestación desde un número único

Con el mapa actual sobre la mesa, definimos cómo debería funcionar. Esta etapa responde las preguntas que después se convierten en configuración.

EntregableModelo de atención y ventas centralizado.
  • Cuál es el número oficial y qué unidades comparten equipo
  • Cómo ingresan los leads: web, campañas, redes
  • Cómo se distribuyen las conversaciones
  • Qué ve y qué no ve cada comercial
  • Qué sucede si un comercial no responde
  • Qué pasa cuando un cliente vuelve a escribir
En BuznEste modelo es el árbol de ruteo. Si escribe el cliente de Juan, va a Juan; si Juan no está, la toma otra persona sin que el cliente deje de ser suyo.
3FLUJOS

Diseño de flujos comerciales y de atención

Diseñamos los flujos que reemplazan el manejo individual de cada vendedor. Cada uno queda definido en cuatro dimensiones:

AutomatizaciónQué resuelve el sistema sin intervención
Intervención humanaCuándo entra una persona y con qué información
Reglas de negocioLas condiciones de cada camino
MétricasQué se mide para saber si funciona
EntregableFlujos documentados.
  • Flujo de ingreso único de leads
  • Flujo de asignación automática a comerciales
  • Flujo de seguimiento comercial
  • Flujo de re-asignación
  • Flujo de cierre y postventa
En BuznLos pasos automatizables son los candidatos para la Capa 2 (IA). Los que dependen de un dato interno anticipan el alcance de la Capa 3 (integraciones).
4REGLAS

Definición de reglas comerciales

Un modelo sin reglas vuelve al desorden en pocas semanas. Por eso establecemos reglas claras y escritas para todo el equipo.

EntregableDocumentación de reglas comerciales.
  • Uso obligatorio del canal oficial
  • SLA de respuesta por tipo de consulta y horario
  • Criterios de asignación
  • Prioridades cuando sube el volumen
  • Escalamiento
  • Seguimiento y cierre
En BuznLas reglas se configuran en la plataforma y se vuelven medibles. La empresa deja de suponer que se cumplen y pasa a verlo.
5CAMBIO

Trabajo con el equipo · gestión del cambio · opcional

La resistencia del equipo comercial es lo que más proyectos de centralización hunde. El vendedor teme perder a sus clientes y su comisión. Esta etapa existe para que el equipo adopte el cambio en lugar de resistirlo.

FormatoUn workshop con el equipo comercial.
  • Workshop con el equipo comercial
  • Alineación de expectativas
  • Explicación del “por qué” del cambio
  • Transferencia de criterio operativo
En BuznEl argumento central es la cartera protegida: centralizar el número no les toca la cartera ni la comisión. Cada cliente sigue con su vendedor de siempre.
06 · Metodología y tiempos

Tres a cuatro semanas, con su equipo adentro

El modelo se construye con quienes atienden todos los días. Trabajo colaborativo, enfoque práctico, diseño pensado en la operación real y validación con los responsables comerciales antes de dar algo por cerrado.

Semana 1

Relevamiento

Sesiones con dirección y equipo de ventas. Diagnóstico y mapa de la operación actual.

Semana 2

Modelo

Diseño del modelo de orquestación desde un número único, validado con el responsable comercial.

Semana 3

Flujos y reglas

Flujos documentados y reglas comerciales escritas para todo el equipo.

Semana 4

Cierre

Documentación completa, preparación técnica y workshop de gestión del cambio, si aplica.

Secuencia típica. Los plazos dependen de la disponibilidad del equipo del cliente para las sesiones de relevamiento y validación.

07 · Equipo

Quién participa de cada lado

Desde Relevant

Equipo de consultoría

  • Consultor Senior en Procesos y CX
  • Consultor Senior en Implementación Técnica
  • Consultor Senior en Flujos Conversacionales con WhatsApp
  • Consultor Senior en Operación Comercial
  • Arquitecto de Implementación
De su empresa

Participación recomendada

  • Responsable comercial o de ventas
  • Referente operativo
  • Al menos un comercial activo
  • Sponsor del proyecto

El comercial activo no es un detalle: conoce las excepciones que nunca aparecen en un organigrama, y es quien después le cuenta al resto del equipo que el cambio tiene sentido.

08 · Qué se lleva su empresa

Documentación completa, lista para implementar

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Diseño del modelo centralizado

Cómo se atiende y se vende desde un número único.

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Análisis y documentación de flujos

Ingreso, asignación, seguimiento, re-asignación, cierre y postventa.

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Documentación completa

Diagnóstico, riesgos, modelo, flujos y reglas comerciales.

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Preparación para la implementación técnica

El ruteo definido en un formato listo para configurar.

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Project fit con Buzn

Qué capas necesita hoy, cuáles pueden esperar y por qué escenario conviene empezar.

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Workshop de gestión del cambio

Opcional, con el equipo comercial.

09 · Inversión

Pago único, sin sorpresas

Previo e independiente a la implementación tecnológica y al servicio mensual de Buzn.

Pago único US$ 1.200 sin IVA Consultoría de Gestión Omnicanal
  • Relevamiento y diagnóstico
  • Modelo de orquestación centralizado
  • Flujos documentados
  • Reglas comerciales
  • Preparación técnica y project fit
Opcional US$ 300 sin IVA Workshop de gestión del cambio
  • Workshop con el equipo comercial
  • Alineación de expectativas
  • Explicación del “por qué” del cambio
  • Transferencia de criterio operativo
Total con workshopUS$ 1.500 · sin IVA

Precios en dólares estadounidenses, sin IVA. La implementación y el plan mensual de Buzn se detallan en la página de Buzn.

10 · Después de la consultoría

El camino a Buzn, con el trabajo difícil resuelto

El project fit le indica por cuál de los tres escenarios conviene empezar. Se puede arrancar por el primero y activar los siguientes después, sin rehacer nada.

Escenario 1 · Capa 1

Canal operativo

Para equipos que hoy atienden desde teléfonos sueltos y necesitan orden y trazabilidad antes que automatizar.

Escenario 2 · Capas 1 + 2

Atención asistida por IA

Para alto volumen de consultas repetidas u horarios extendidos sin ampliar el equipo.

Escenario 3 · Capas 1 + 2 + 3

Canal conectado al negocio

Para empresas con ERP o CRM en uso, donde la respuesta depende de un dato interno.

Conocer Buzn
11 · Preguntas frecuentes

Lo que conviene saber antes de empezar

¿Necesito la consultoría para implementar Buzn?

No es obligatoria. Si su empresa ya tiene definido quién atiende qué, con qué tiempos y con qué reglas, se pasa directo a la puesta en marcha. La consultoría conviene cuando ese mapa no existe o vive en la cabeza de dos o tres personas.

¿Puedo contratar la consultoría sin contratar Buzn?

Sí. Es un servicio independiente y los entregables son de su empresa. Están pensados para Buzn, pero el modelo, los flujos y las reglas sirven igual como base para ordenar la operación.

¿Qué pasa si tengo varias empresas o unidades de negocio?

Se define en la etapa de modelo. La idea es un número por empresa en lugar de uno por vendedor: cada unidad puede conservar su identidad y su número, y se decide cuáles quedan aisladas y cuáles comparten equipo.

¿Mis vendedores van a perder a sus clientes?

No. El modelo se diseña sobre la cartera protegida: cada cliente queda asignado a su vendedor y le llega a él. Si esa persona no está, la conversación la atiende otro, pero la titularidad no cambia. Es justamente lo que se trabaja en el workshop.

¿Cuánto tiempo le tengo que dedicar?

Las sesiones de relevamiento y validación requieren al responsable comercial, un referente operativo y al menos un comercial activo. El resto del trabajo lo hace el equipo de Relevant entre sesiones.

¿Qué incluye el workshop de gestión del cambio?

Una sesión con el equipo comercial para alinear expectativas, explicar por qué se hace el cambio y transferir el criterio operativo del nuevo modelo. Es opcional, y lo recomendamos cuando el equipo es grande o cuando la centralización genera resistencia.

“No se trata de WhatsApp. Se trata de que la empresa vuelva a ser dueña de sus conversaciones.”

Relevant Holding
12 · Próximo paso

Media hora para ver si le conviene

Nos cuenta cómo atiende hoy y le decimos si necesita la consultoría o si puede pasar directo a la implementación. Si no le sirve, se lo decimos en la misma llamada.

  • Hablamos de su operación, no de una presentación genérica
  • Identificamos dónde se pierden hoy las consultas
  • Sale con una recomendación concreta de alcance

Le respondemos por WhatsApp dentro del día hábil. Sus datos se usan solo para contactarlo. También puede escribirnos directo al +595 985 900031.